中山大学研究生办理出国（境）申报程序指南（附属一院）

一、流程

    请在计划出境日期前一个月准备齐相关材料报送附一研究生科，院系内审批时间约两周。不允许手续完成前出国。党员需在党办组织科办理党组织关系报备手续。

    研究生从网页（研究生院—学生管理—表格下载）下载《中山大学研究生出国（境）申报表》请注意填写最新版→填写此表，本人签字、导师签署意见、教研室签署意见交研究生科（由研究生科负责办理后续所在院系行政、党委签意见并加盖公章），个人声明页需本人签字和本人的直系亲属如父母签署知情同意，同时需要查验国（境）外邀请函或会议通知复印件、保单（自行购买保险的同学）、涉及使用医院管理的经费由财务处审批（先由经费负责人和导师审批）/涉及学校管理的经费由中大财务处签署意见、出国半年以上研究生的退宿申请审批件→研究生科交院系审批后通知研究生本人持相关材料交南校区研究生管理处208室审批（申报6个月以下的研究生还需到国际合作与交流处出访管理科办理审批手续）→研究生管理处将审批结果告知院系及研究生本人（请研究生本人完成审批程序后将审批原件交研究生科存档）→按期回国返校后持往返签证、学生证至研究生科和南校区研究生管理处208室登记，涉及各级培养资助项目的需同时提交结项报告等相关材料，并由个人、导师和教研室签署意见，院系意见由研究生科统一处理。

二、具体要求

1、至研究生院提交《中山大学研究生出国（境）申报表》时，请检查表内导师、院系行政、院系党委（党总支）的审批手续是否已经完成、印章是否齐备。涉及使用导师科研经费或其它校内经费的，需要到中山楼205财务处签署意见。

2、提交邀请方出具的邀请函复印件1份。国家留学基金委的公派项目请先行前往研究生院106室戚老师处办理手续，可以不提供邀请函。

3、阅读《中山大学研究生出国（境）注意事项》，填写后附“个人声明”一式三份，本人自留一份，所在院系一份，研究生管理处一份。

4、必须查验购买境外意外伤害保险证明。如果邀请方不提供保险，请先行购买。可以选择到国际合作与交流处购买学校选定公司（美亚保险）的境外意外伤害保险（仅适用于出国180天以下的人员），并在申报表“申请人承诺”最后一项勾选，自行购买保险的同学需要提供保单。

5、出国（境）六个月以下的，还须到国际合作与交流处出访管理科（中山楼一楼）办理登记审批手续。

6、出国（境）一个月以上的，学校将停发奖助金或普通奖学金。返校办理回国登记并填写恢复奖助金发放的申请后将恢复发放。

7、出国人员需按申报日期回国，否则需根据各项目要求提前办理延期回国申请，获批后再次提交出国申报表，流程同上。

8、附属一院研究生科：护士宿舍楼501室Tel：28823186，南校区研究生院管理处208室Tel：84037873。

三、回国后办理事宜：

    采用国家或学校的项目出国的，请按各项目要求，填写结项报告及相关附件，本人和导师签好字，交研究生科出国回国管理岗位的老师按流程呈递院系领导签字，签好以后学生本人交南校区研究生院培养处出国项目管理岗位老师（采用导师经费或自费出国的可不做这一步）；同时带护照和签证至研究生院管理处出国回国手续管理岗位老师（韩老师84037873）办理研究生教育管理系统内回国登记。研究生科出国回国管理岗位的老师在回国签证复印件上登记到研究生科报到时间，考勤岗位老师相应办理考勤和津贴。